Voorwaarden.
Sponsoring door derden van de Nederlandse OK Dagen, waaronder het afnemen van een sponsorpakket, het organiseren van satellietsymposia en workshops, is slechts mogelijk wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Artikel 1: Definities
Onder Nederlandse OK-Dagen wordt verstaan het multidisciplinar symposium dat op initiatief van SpringConcept op 8, 9 en 10 oktober 2012 in de NH Koningshof wordt georganiseerd.
Onder SpringConcept wordt verstaan de rechtspersoon SpringConcept BV, met als handelsnaam SpringConcept BV, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 14089040.
Onder organisatie wordt verstaan SpringConcept BV en de door haar aangewezen leden van de voorbereidingscommissie.
Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke (rechts)personen die door de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen zijn uitgenodigd een voordracht te presenteren tijdens de Nederlandse OK-Dagen en deze uitnodiging hebben aanvaard.
Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke (rechts)personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke kennis en kunde, en als zodanig door de organisatie van Nederlandse OK-Dagen worden toegelaten.
Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor de Nederlandse OK-Dagen door afname en tijdige betaling van een van de beschikbare sponsorpakketten of expositieruimten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van het bestuur van de Nederlandse OK-Dagen.
Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door het bestuur van de Nederlandse OK-Dagen is aangemerkt als expositieruimte.
Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden geleverd door de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van de Nederlandse OK-Dagen van kracht zijn.
Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden afgenomen. De organisatie van de Nederlandse OK-Dagen biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
Onder een stand of beursstand wordt verstaan een opbouw van vaste of losse elementen die geplaatst zijn op dat deel van de expositieruimte die door de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen aan de betreffende sponsor is toegewezen. Ongeacht vorm, materiaal of functie maken alle objecten en/of onderdelen die op de ruimte worden geplaatst deel uit van de totale opbouw op die ruimte.
Onder dagarrangement wordt verstaan de cateringfaciliteiten per persoon per dag. Een dagarrangement voor sponsoren bestaat uit koffie, thee en water (geen flesjes) gedurende de congresdag en een lunch die bestaat uit een luxe broodjeslunch met verschillend beleg, een warme component, koffie, thee, melk, jus d’orange en handfruit.
Onder het registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan het gedeelte van de website van de OK-Dagen waarmee sponsoren van de Nederlandse OK-Dagen zich als zodanig kunnen registreren. De voorwaarden van de Nederlandse OK-Dagen maken deel uit van de registratieprocedure voor sponsoren.
Onder workshop wordt verstaan een interactieve training van maximaal 1 uur waarbij er een actieve deelname van de aanwezigen wordt vereist. De inhoudelijke eisen die aan een workshop worden gesteld, staan op de website vermeld en dienen te worden gevolgd.
Artikel 2: Registratie
Het aanwezig zijn als sponsor tijdens de Nederlandse OK-Dagen wordt uitsluitend door de organisatie geaccepteerd indien de sponsor de online registratieprocedure start en daarmee verklaart akkoord te zijn gegaan met de voorwaarden van de Nederlandse OK-Dagen.
Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de richtlijnen en voorwaarden van de Nederlandse OK-Dagen.
Indien een sponsor zich niet conformeert aan de voorwaarden van de Nederlandse OK-Dagen en aan de wettelijke bepalingen van wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van deelname aan activiteiten van de Nederlandse OK-Dagen. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt toegebracht aan de Nederlandse OK-Dagen door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
Registratie als sponsor geschiedt uitsluitend aan de hand van de digitale registratieprocedure. Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij het digitale registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen, worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het registratieformulier. De digitale registratie start op 25 januari 2012.
Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na schriftelijke accordering van de organisatie.
Na ontvangst van uw reserveringen ontvangt u een factuur. Alle facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan, behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen te annuleren.
In geval van het niet tijdig voldoen van een of meer facturen worden eventuele annuleringskosten bij de sponsor in rekening gebracht.
Het annuleren van reserveringen door de organisatie, als gevolg van het niet tijdig betalen van facturen door de sponsor, ontslaat de sponsor nooit van de betalingsverplichting.
Registratie als sponsor is bindend vanaf het moment dat de sponsor een sponsorpakket heeft gereserveerd. Bij annulering door de sponsor voor 1 juni 2012 zal 50% van de oorspronkelijke hoofdsom in rekening worden gebracht. Bij annulering door de sponsor vanaf 1 juni 2012 wordt er geen restitutie toegekend.
Artikel 3: Expositieruimte, exposeren en andere uitingen
Voor sponsorpakketten en standruimtes geldt dat bepaalde faciliteiten, dagarrangementen en producten zijn inbegrepen. Welke dit zijn staan per sponsorpakket vermeld. Overige of extra door de sponsor bestelde benodigdheden, waaronder begrepen technische benodigdheden, meubilair, dagarrangementen, kosten voor overtollig restafval als gevolg van standbouw, opslag van materialen voorafgaand aan en/of na afloop van het congres, etc. worden door de organisatie in rekening gebracht.
Het is sponsoren niet toegestaan nevenactiviteiten te organiseren, voorafgaand, tijdens of direct aansluitend op het (in-)formele congresprogramma zonder de goedkeuring van de organisatie.
Exposities of uitingen, zowel in woord, geschrift als in beeld of geluid, buiten de door de sponsor gehuurde expositieruimte, zijn uitdrukkelijk verboden, tenzij deze uitingen worden aangeboden door de organisatie als extra promotionele mogelijkheid dan wel op andere wijze toestemming voor is gegeven door de organisatie.
De promotionele activiteiten van de sponsor mogen niet worden opgedrongen aan de deelnemers die er geen belangstelling voor hebben. Sponsoren dienen voor 1 september 2012 extra voorgenomen promotionele activiteiten schriftelijk en ter goedkeuring bij de organisatie aan te bieden. De organisatie behoudt het recht om op onderdelen in de voornemens wijzigingen of aanpassingen aan te brengen, dan wel voorgenomen activiteiten te verbieden.
Om te voorkomen dat andere stands aan het zicht worden onttrokken, dienen de eilandstands een “see-through” karakter te hebben en mogen er derhalve geen zijwanden, afgeschotte hoeken of andere inrichtingen c.q. objecten worden geplaatst, die het zicht aan andere stands op welke manier dan ook ontnemen. De vormgeving van een eiland stand dient middels ontwerptekeningen, dia’s, etc. aan de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen te worden voorgelegd en voor plaatsing op de beursvloer door de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen schriftelijk te zijn goedgekeurd.
Op last van de organisatie kan worden besloten om eilandstands - die geen schriftelijke goedkeuring genieten van de organisatie, maar desondanks toch worden geplaatst – te laten verplaatsen, te laten afbouwen en/of te laten ontrekken aan het zicht. De kosten van deze maatregelen komen voor rekening van de betreffende sponsor.
Sponsoring van tassen, schrijfblokken en andere door de organisatie aangeboden artikelen is exclusief, hetgeen inhoudt dat het andere firma’s dan die, die de congrestassen en/of schrijfblokken sponsort, verboden is soortgelijke items te verstrekken op welke wijze dan ook.
Bij meerdere aanmelding voor sponsoring van congrestassen en/of schrijfblokken bepaald de organisatie aan wie de sponsoring wordt toegekend, waarbij rekening zal worden gehouden met toekenningen in het verleden.
De organisatie behoudt zich het recht voor om – indien de omstandigheden dit verlangen – wijzigingen aan te brengen in de indeling van de plattegrond van de beurs. Met sponsoren die hiervan gevolgen ondervinden zal overleg worden gepleegd, met dien verstande dat de organisatie zich verplicht een bevredigende oplossing voor de sponsor te vinden, maar waarbij de annuleringsvoorwaarden van kracht blijven.
Bij de sponsorpakketten is congresbezoek van uw standbemanning inbegrepen. Iedere sponsor ontvangt van de organisatie badges die toegang verlenen tot de expositieruimte en separate badges die toegang verlenen tot de congreszalen. Het dragen van een badge is verplicht en hier zal door de supoosten op worden toegezien. Het aantal verstrekte badges is afhankelijk van het afgenomen sponsorpakket of standruimte. Bij misbruik wordt de geleden schade door de organisatie in rekening gebracht.
Uitzendbureau's, detacheringebureau's en ziekenhuizen mogen informatie verstrekken over hun diensten en werkwijze. Het is echter niet toegestaan om actief personeel te werven.
Alle genoemde prijzen in de sponsor-tweeluik en op de website zijn exclusief BTW.
De organisatie is niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en / of schade aan eigendommen van exposanten / sponsors of voor verlies en diefstal. De exposant / sponsor dient zelf zorg te dragen voor een verzekering die dergelijk schade dekt. De organisatie is aansprakelijk voor de expositieruimte. De exposant is aansprakelijk voor de stand inclusief de daarbij behorende inrichting en inventaris.
Artikel 4: Programma en workshops
De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie.
De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren.
Uitgezonderd van de voorgaande bepaling zijn de door sponsors georganiseerde workshops. Echter, workshops die door sponsoren worden georganiseerd, dienen te voldoen aan de voorwaarden en richtlijnen voor workshops zoals deze op de website www.okdagen.nl (submenu sponsoren/workshops) zijn vermeld.
De aanwezige uitzend- en detacheringsbureau’s mogen slechts dan een workshop organiseren, indien de titel en de inhoud van de workshop geen raakvlakken heeft met hun bedrijfsactiviteiten en bovendien dat beide de schriftelijke goedkeuring hebben van de organisatie.
In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepaalt de spreker zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht. De organisatie zal hierop toezien.
Uit aankondigingen, en eventuele verslagen en/of rapporten dient op een prominente plaats te blijken dat het symposium een activiteit van uitsluitend de Nederlandse OK-Dagen betreft.
Merknamen en productinformatie van farmaceutische producten mogen niet voorkomen op convocatie, werkmap, programmaboeken. Firmanamen daarentegen wel.
De sponsor mag de namenlijst van de deelnemers aan het symposium niet voor commerciele doeleinden gebruiken.
De sponsor dient zich strikt te houden aan de wettelijke bepalingen zoals deze gesteld zijn door bijvoorbeeld de Stichting CGR. De organisatie zal logistieke en organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is.
Artikel 5: Overige bepalingen
Sponsoren kunnen via de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen hotelkamers reserveren in de NH Koningshof, binnen het congrescentrum.Reservering van hotelkamers kan uitsluitend geschieden aan de hand van het daarvoor bestemde deel van de website dat voor registratie van sponsoren is bedoeld. Reserveringen op andere wijze dan via het formulier worden niet in behandeling genomen.
Niet-farmaceutische sponsoren zijn in de gelegenheid klanten en prospects uit te nodigen voor de Nederlandse OK-Dagen zolang deze uitnodigingen niet in strijd zijn met geldende wets- of gedragsregels. Aanmelding van deze personen geschiedt uitsluitend via de website door ze te registreren als deelnemer aan de hand van de beschikbare arrangementen. Reserveringen voor delen van arrangementen, gedeelde betalingen, etc. zijn niet mogelijk. Het registratiesysteem voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om de factuur van het arrangement op naam van de sponsor te stellen.
Het aanleveren van advertenties geschiedt digitaal naar info@houxdigiprint.nl onder vermelding van “advertentie OK-Dagen”, echter te allen tijde dient de sponsor er voor te zorgen dat de advertentie middels het advertentieregistratieformulier bij de organisatie wordt aangemeld.
De organisatie garandeert de deelnemende industrie bescherming, in die zin, dat er maatregelen worden genomen om niet-deelnemende industrie de toegang tot het congres, de beurs en het themadiner en feest te ontzeggen. Niet deelnemende industrie kan op geen enkele wijze uitingen reserveren bij de organisatie van de Nederlandse OK-Dagen. Noch kunnen medewerkers van niet-deelnemende industrie zich inschrijven voor het congres. Voor de deelnemende industrie zijn er geen extra kosten aan deze maatregelen verbonden.
De sponsor is verplicht melding te maken bij de organisatie indien hij/zij merkt dat er medewerkers van niet-deelnemende industrie zich op onrechtmatige manier toegang hebben verschaft tot de door de organisatie van de OK-Dagen gehuurde ruimtes. Bij het nalaten van een melding van de overtreding vervalt het recht van claims ongeacht aard en omvang.
